ツール開発事例
開発事例① 入金情報の自動取得
開発の背景
顧客からの入金をタイムリーに営業担当者へ伝えるために、日々手動で専用サイトから入金情報を取得・共用ファイルへ転記する業務を行なっていた。入金情報は売上に直結する内容であるため、できる限りタイムリーな更新が必要であり、毎日１時間ごとに１０～１５分程度の時間をかけて出力していた。
従業員は業務へ集中しにくい状況となっており、作業効率も落ちてしまっていたことから、RPAにより入金情報を自動取得することにした。
開発内容
専用サイトにログインし、入金情報を取得、共用ファイルに自動転記するRPAを開発した。また、本来有料版のみとなる実行スケジュール機能を無料版のライセンスで再現し、毎時全自動で入金情報を取得・転記することを実現した。
システム導入の効果
毎月４０時間程度かかっていた作業を完全自動化。自動化したことにより営業担当と経理担当との間で頻繁にやり取りをしていた入金情報の確認連絡も低減した。
従業員は業務に集中する時間を確保することができ、他の業務の作業効率も大幅に底上げすることに成功した。
開発に要した時間と費用
ヒアリング：３時間程度
要件定義：５日程度
作成期間：１週間程度
費用：１５万円程度
開発事例② ExcelからWebシステムへのデータ転記ツール
開発の背景
不動産業界のお客様で、会社で調査した不動産情報を、ExcelファイルからWeb上のシステムに手作業で入力しており、毎月４０～７０時間程度の時間を要していた。1つの案件で入力する項目が多く、手作業のためミスも散見される状態であったため、入力作業自動化の依頼を受けた。
開発内容
元々使用していたExcelファイルの構成はそのままの状態で、Web上の管理システムにアクセスし、データを書き込む機能を付与。ボタン一つで手作業での入力を自動完結させるツールを作成した。
システム導入の効果
毎月４０～７０時間程度かかっていた作業を完全自動化。実行時間３時間程度で完了するようになり、自動化によって転記ミスの件数が０件となった。また、元々業務で使用していたExcelファイルの形を変えることなく修正したため、ツール実装後も他の業務に差し障りなく運用することができた。
開発に要した時間と費用
ヒアリング：２時間程度
要件定義：即日
作成期間：２週間程度
費用：２０万円程度
開発事例③ PDFファイルの解析と取引先へのメール配信の自動化
開発の背景
取引先との連携データの配信をメールで行っていたが、取引先が多くメールの配信作業のみで日時２時間程度の時間を要していた。RPAではメール送信の自動化も可能なため、メール配信を自動化した。
開発内容
連携データから取引先を選定し、送信を実行するRPAを作成した。取引先の担当者は変更される可能性があるため、マスタファイルを持つこととし、ユーザが送信先を任意に変更することができるようにした。
また、連携データはPDFファイルで作成されるが、PDFファイルの解析ロジックを確立し、PDFファイルから直接送信処理に必要な情報を非常に高い精度で抽出することに成功した。
システム導入の効果
毎月２５～４０時間程度かかっていた作業を自動化。ユーザは送信対象の連携データを所定のフォルダに格納する作業のみとなり、９５％以上の作業時間を削減した。実行時間１０分程度で２００件程度の送信処理を行うプログラムを作成したことで、取引先との連携速度の向上、業者による納品物の納期短縮にも繋がった。
開発に要した時間と費用
ヒアリング：５時間程度
要件定義：１週間程度
作成期間：４週間程度
費用：４０万円程度
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